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学校档案实体分类方案
2015-09-14 15:22  

学校档案实体分类方案

第一章 编制说明

一、编制目的

为了适应学校档案工作日益发展的需要,实现学校档案分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,充分发挥学校档案在人才培养、智力开发和行政管理工作中的作用。特编制本方案。

二、编制原则

1、本方案以国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法》为依据,结合我校实际情况,把同一门类管理性和业务性材料集中在一起,维持学校档案的完整性、系统性、力求保持所设类目的稳定,并具有可容性和可扩展性。

2、类目名称、标识符号、力求准确、简明易懂、便于掌握使用。

三、体系结构

本方案由编制说明、主表和各种门类档号编制三部分组成。

编制说明是本方案的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号编制和档案实体的排架方式等若干重要问题的总说明。

主表由类目、标识符号组成。

各门类档号编制由各门类档号模式组成。

四、类目划分与标识

1、一级类目的划分和标识

一级类目是我校档案实体分类的最高层位,以学校全部档案为对象,按照文件材料形成规律,将形成于同一活动领域的档案集中在一起,确定为十个一级类目,其名称、标识符号和主要内容如下:

DQ党群

学校党群部门(党委各部处、工会、妇委、团委、学生会)和各单位在党群工作中形成的文件材料入此。

XZ行政

学校行政职能部门(教学、科研、基建、设备、外事和财务等职能部门除外)和各单位在行政工作中形成的文件材料入此。

XS 学生类

主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

JX教学类

学校教学工作职能部门和业务部门在教学管理、教学实践活动中形成的文件材料入此。

KY科研类

学校科研工作职能部门在科研管理和各单位科研人员在科研活动过程中形成的文件材料入此。

JJ基本建设类

学校基本建设管理和项目建设中形成的各类文件材料入此。

SB仪器设备类

学校仪器设备工作管理和仪器设备申购、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造和申请报废等各个环节中形成的文件材料入此。

CP产品生产类

主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

CB出版物类

学校公开出版的各类刊物以及出版业务活动中形成的文件材料入此。

WS外事类

学校外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料入此。

CK财会类

学校财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料入此。

五、档号的编制和排架问题

1、档号

是学校档案馆在档案接收和整理过程中对档案的编号,它是档案排架的依据。

2、档号使用原则

档号必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求。

3、档号的结构、模式和标识

(1)、档号的结构

包括年度号、分类号、案卷号三个部分。年度号由四位数字组成,分类号由一、二级类目组成。一级类目为代字,二级类目为代号。

2、档号的模式

年度号+分类号+案卷号

3、档号的标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合混合号码制。

年度号与分类号及分类号与案卷号之间,用连接符号“-”连结。

4、档案实体的排架问题

为维护档案的整体性和方便查找,排架不考虑保管期限。但在编号前,将永久、长期排在前面。档案排架按档号前后次序从上到下横向排列。

第二章 主 表

DQ党群

11 党务综合

12 纪检

13 组织

党校工作、离休工作入此

14 老干部工作

15 宣传统战

民主党派材料入此

16工会

妇女工作、教代会材料入此

17 团委

学生社团材料入此

18 各系部党务综合材料

XZ行政

11 综合

学校评估、校史、区人大选举材料入此

12 人事

师资工作、退休工作材料入此

13 监察、审计

14 武装、保卫

安全工作入此

15 后勤

16 档案、图书

17 校产管理

18 各系部行政综合材料

XS学生类

11学生综合材料

上级有关学生管理方面的文件

12新生录取表、入学登记表、体检表、学籍登记表、学籍变更材料、奖惩记录、退、休学申请表、毕业生登记表等。

13党团组织材料

JX教学类

11综合

1 上级下达的有关教学工作的文件。

2教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面指示、规定办法

3有关教学规章制度、会议记录、实施计划、调研报告、简报、总结

4教学检查、评估和优秀教学质量评奖材料

5学分制改革

12学科与实验室建设

1上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料

2 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料

3重点学科、专业、实验室建设计划、简报、总结

4学科、专业、实验室建设统计报表

13课堂教学与教学实践

1各专业教学计划、教学大纲

2课程建设要求及安排,校历表、课程表

3各系、科、专业课程试题库

4典型教案、重要备课记录

5教学实习计划、总结及有关材料

6社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

14成人教育(师资培训)

1综合

教学评估、优秀教学评奖材料入此

. 2成人教育招生

3成人教育成绩学籍管理

4成人教育课堂教学与教学实践

5成人教育毕业生

6成人教育教材

7非学历教育学科与实验室建设

8非学历教育招生

9非学历教育成绩学籍管理

10非学历教育课堂教学与教学实践

11非学历教育毕结业生

12非学历教育教材

KY科学研究类

11 综合

科研经费管理、学术活动材料入此

12 课题项目材料

JJ基本建设类

11 综合

12 工程项目材料

SB仪器设备

11 综合

实验室建设入此

12 仪器设备型号材料

CP产品生产类:

11综合

高等学校在产学研过程中形成的计划、设计、规模、鉴定等文件材料

12各类实体的申请报告、业务来往合同、产品种类或者项目样品成套照片、录像等。

CB出版

11 综合

12 校报

13 刊物

WS外事

11 综合

外宾接待工作入此

12 出国

13 来校(外国专家工作)

14 国际合作与会议

15 外国学生交留工作

CK财会

11 综合

12 会计报表

13 会计账簿

14 会计凭证

15 工资清册

奖金、助学金入此

第三章 各门类分类编号

一、党群档案分类编号

党群类档案档号=年度号+党群档案分类号+案卷号

模式如下:

20xx-DQ00-n

| | | |——— 案卷号

| | |—————党群类档案二级类目代号

| |——————党群类档案一级类目代号

|———————— 年度号

案卷号按最下位类目流水号。年度用文件材料形成或档案内容针对的自然年度。

二、行政档案分类编号

行政类档案档号=年度号+行政档案分类号+案卷号

模式如下:

20xx-XZ00-n

| | | |——— 案卷号

| | |—————行政类档案二级类目代号

| |——————行政类档案一级类目代号

|———————— 年度号

案卷号按最下位类目流水号。年度用文件材料形成或档案内容针对的自然年度。

三、学生类档案分类编号

学生类档案档号=年度号+学生档案分类号+案卷号

模式如下:

20xx-XZ00-n

| | | |——— 案卷号

| | |—————学生类档案二级类目代号

| |——————学生类档案一级类目代号

|———————— 年度号

案卷号按最下位类目流水号。年度用文件材料形成或档案内容针对的自然年度。

四、教学档案分类编号

教学类档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号

模式如下:

20xx-JX00-n

| | | |———案卷号

| | |——————教学类档案二级类目代号

| |———————教学类档案一级类目代号

|————————— 年度号

案卷号按最下位类目流水号。管理性文件材料用自然年度,教学活动中形成的材料用教学年度。

五、科研档案分类编号

科研类档案档号=年度号+科研档案分类号+案卷号

模式如下:

20xx-KY00-n

| | | |——— 案卷号

| | |—————科研类档案二级类目代号

| |——————科研类档案一级类目代号

|———————— 年度号

案卷号按最下位类目流水号。综合类用自然年度。项目类用科研项目通过鉴定的自然年度。

六、基建档案分类编号

基建类档案档号=年度号+基建档案分类号+案卷号

模式如下:

20xx-JJ00-n

| | | |——— 案卷号

| | |—————基建类档案二级类目代号

| |——————基建类档案一级类目代号

|———————— 年度号

案卷号按最下位类目流水号。综合管理用自然年度。基建项目用竣工年度。

七、仪器设备档案分类编号

设备类档案档号=年度号+设备档案分类号+案卷号

模式如下:

20xx-SB00-n

| | | |——— 案卷号

| | |—————仪器设备类档案二级类目代号

| |——————仪器设备类档案一级类目代号

|———————— 年度号

案卷号按最下位类目流水号。年度用仪器设备购置的年度。

八、产品生产类档案分类编号

产品生产类档案档号=年度号+产品生产档案分类号+案卷号

模式如下:

20xx-CB00-n

| | | |——— 案卷号

| | |—————产品生产类档案二级类目代号

| |——————产品生产类一级类目代号

|———————— 年度号

案卷号按最下位类目流水号。年度用出版物的出版年度。

九、出版物类档案分类编号

出版物类档案档号=年度号+出版类档案分类号+案卷号

模式如下:

20xx-CB00-n

| | | |——— 案卷号

| | |—————出版类档案二级类目代号

| |——————出版类档案一级类目代号

|———————— 年度号

案卷号按最下位类目流水号。年度用出版物的出版年度。

十、外事档案分类编号

外事类档案档号=年度号+外事档案分类号+案卷号

模式如下:

20xx-WS00-n

| | | |——— 案卷号

| | |—————外事类档案二级类目代号

| |——————外事类档案一级类目代号

|———————— 年度号

案卷号按最下位类目流水号。年度用自然年度。

十一、财会档案分类编号

财会类档案档号=年度号+财会档案分类号+案卷号

模式如下:

20xx-CK00-n

| | | |——— 案卷号

| | |—————财会类档案二级类目代号

| |——————财会类档案一级类目代号

|———————— 年度号

案卷号按最下位类目流水号。年度用自然年度。

淄博师范高等专科学校

文件材料收集归档范围

与保管期限表

档 案 室

2015年3月修订

一、DQ党群类

11、党委综合 立卷部门:办公室

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

上级党组织有关党的建设的文件材料

1针对本校且重要的 永 久

2需要长期参照执行的 长 期

3短期内参考的 短 期

2

本校党代会文件材料

⑴大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、

发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和

代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举

办法、选举结果和上级批复等 永 久

⑵提案及办理情况、会议简报、会议情况反映记录、小组会议

记录、重要贺信、贺电等 长 期

⑶参考文件、工作人员名单;工作证、代表证、列席证及选票式样 短 期

3

本校党委会会议记录、纪要、决议及会议讨论并通过的文件 永 久

4

党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)永 久

5

党委发布的决定、办法、指示批转、通报和通知 永 久

6

党委名义召开的工作会议材料 永 久

7

校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 永 久

8

党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 永 久

9

党委工作简报 长 期

10

党委大事记 永 久

11

党群系统启用印章的文件和印模 永 久

12

党群系统重要统计的材料 永 久

13

党委各部、委、各支部的工作计划、总结、报告、请示及党委批复 长 期

14

党委保密、秘书工作的有关文件 长 期

15

重要的群众来信来访及处理材料 长 期

16

党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 短 期

17

开展重要活动形成的照片、录音带、录像带等 永久或长期

12、纪检 立卷部门:纪律检查委员会

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

上级关于纪检、监察、审计工作的文件 重要的 长 期

2

纪检、监察、审计工作规章制度 长 期

3

纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计报表 永 久

4

纪委工作会议记录 永 久

5

党员处分、复查材料 长 期

6

群众来信来访及处理意见 短 期

7

审计各项目活动文件材料 长 期

8

纪检、监察、审计工作活动中形成的照片、录音带、录像带等

永久或长期

13组织工作 立卷部门:组织人事处

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

上级关于组织工作的指示、决定、通知和简报 长 期

2

本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 永 久

3

本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永 久

4

落实政策的有关材料 长 期

5

副科级以上干部任免、决定、批复、通知等

(包括上级批准的,要附任免呈报表) 永 久

6

副科级以上干部名册 永 久

7

支部改选报告、审批材料 长 期

8

各支部委员名册、党员名册 长 期

9

本校教职员工出席全国和省、市党代表会名单登记表及发言材料

永 久

10

关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料

长 期

11

发展新党员、预备党员转正名册 长 期

12

党员组织关系转移(转出或转入)介绍信及存根 长 期

13

表彰和奖励先进党支部、模范共产党员的文件材料 长 期

14

党员和党组织统计年报 永 久

15

组织工作活动中形成的重要照片、录音带、录像带等 永 久

14、老干部工作 立卷部门:组织人事处

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

上级有关离休、退休干部的文件 长 期

2

工作计划、总结、请示、批复、规章制度 长 期

3

离、退休教职工福利、待遇文件材料 长 期

4

离、退休教职工统计年报 长 期

5

离、退休教职工年度名册 长 期

6

组织本校离退休教职工开展各项活动形成的文件材料及照片 长 期

15宣传统战工作 立卷部门:宣传统战处

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

上级关于宣传工作的文件 长 期

2

本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 永 久

3

教职工、学生政治思想工作动态及调查材料 长 期

4

理论学习的决定、通知、计划、总结 长 期

5

反映本校重大活动的剪报及图表 永 久

6

本处会议记录、大事记 长 期

7

宣传工作重要活动形成的照片(含底片)、录音带、录像带 永 久

8

关于校园文明建设的文件 长 期

9

上级关于统战工作的文件 长 期

10

本校统战工作计划、决定、报告、通知和总结 永 久

11

统战工作情况调查、典型材料、统计报表 永 久

12

本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料 永久或长期

13

各民主党派成员和负责人名册及有关材料 长 期

14

统战工作重要会议记录 长 期

15

电视新闻、学校简介、校庆等活动专辑、录像带及解说词 长 期

16

记录学校重大活动、重要会议、接待上级领导和国内外主要来

宾的录像带和文字说明 长 期

16、工 会工作 立卷部门:工会

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

上级有关工会工作的文件 长 期

2

工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结 永 久

3

工会工作的请示、报告及上级批复 永 久

4

表彰工会先进集体、个人材料、名单 长 期

5

处分会员的有关材料 长 期

6

工会委员会会议记录、纪要 短 期

7

基层工会干部名册 长 期

8

会员名册 长 期

9

职工代表大会文件(通知、代表名单、报告、决议;选举结果、

领导讲话、大会发言材料等) 永 久

10

以工会或工会为主组织开展各项群众活动的通知、实施计划、

评比结果和活动总结 长 期

11

组织教职工开展各种活动的照片、录音带、录像带等声像材料 永久或长期

12

工会经费预决算报表及使用情况的有关材料 长 期

13

上级有关妇女工作的文件材料 长 期

14

本校妇委会工作计划、总结 永 久

15

组织开展各种活动意见、总结 长 期

16

本校计划生育工作文件 长 期

17

领取独生子女证名册 长 期

18

办理生育证名单 短 期

19

评选先进单位、先进个人有关材料 永久或长期

20

开展活动形成的照片录音带、录像带 永久或长期

17、团委 立卷部门:团委

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

上级关于团的工作文件 长 期

2

本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、

领导讲话、大会发言和大会通过的文件) 永 久

3

团委牵头进行的重大活动的有关材料 长 期

4

团委工作计划、报告、总结及规章制度 永 久

5

团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 长 期

6

表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 长 期

7

处分团员的材料及复查材料 长 期

8

批准人团、离团材料及名单 长 期

9

团干部名单 长 期

10

团员名册 长 期

11

团委会议记录 长 期

18党总支、支部 立卷部门:各党总支、支部

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表

长 期

2

建党工作及有关材料 长 期

3

各党总支、支部思想政治工作材料 长 期

4

各党总支、支部开展重要活动形成的照片、录音带、录像带 长 期

二、XZ行政类

11、行政综合 立卷部门:办公室,各系部

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

上级有关高校各项行政管理的综合性文件

⑴针对本校且重要的 永 久

⑵需要长期参照执行的 长 期

⑶短期内参考的 短 期

2

学校颁发的文件、决定、规定、通知、通报和工作简报等

⑴重要的 永 久

⑵一般的 长期或短期

3

学校工作计划、报告、总结 永 久

4

校长办公会议记录、纪要 永 久

5

校务委员会委员名单、会议记录、纪要 永 久

6

全校性的工作会议、座谈会文件 永久或长期

7

校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿 长 期

8

本校教育事业规划、计划及上级批复 永 久

9

学校评估材料 永 久

10

本校向上级的请示及其批复 永久或长期

11

本校各单位的请示及学校的批复(分类立卷) 长 期

12

有关全校性工作的调查材料和经验总结 永 久

13

学年报表及综合统计 永 久

14

启用印章的文件及印模 永 久

15

档案工作总结、计划、报告、报表及管理办法、规章制度 长 期

16

车辆管理办法、规定 长 期

17

本校历史沿革、情况介绍 永 久

18

本校大事记、简报、信息、动态等 永 久

19

校史工作材料 永 久

20

校友工作材料 长 期

21

校庆工作材料 长 期

22

群众来信来访文件材料 长 期

23

接待工作计划、活动安排、来宾签字薄等材料 短 期

24

主办上级在本校召开的会议形成的重要文件材料(分类立卷)长 期

25

学校开展重要活动形成的照片、录音带、录像带 永 久

26

系、部会议记录、纪要、简报、大事记 长 期

27

系、部工作计划、总结、报告与批复 长 期

28

系、部与国内外单位交流、协作的材料及照片 长 期

29

系、部统计年报及重要资料 长 期

30

系、部的各种规章制度 长 期

12、人事工作 立卷部门:组织人事处

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

上级有关人事工作文件 长 期

2

本校人事工作的规章制度 长 期

3

人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录 永 久

4

关于机构、编制规划、计划报告及上级批复 永 久

5

关于校内机构设置、变化的文件材料 永 久

6

表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 永久或长期

7

处分教职工的材料和复查、撤撤处分的材料 长 期

8

人事统计报表 永 久

9

教职工名册 永 久

10

教师资格认定材料 长 期

11

教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(按类立卷,

要求附审批表) 长 期

12

上级有关调整工资文件 长 期

13

教职工工资调整材料、名册 长 期

14

教职工转正定级材料 长 期

15

教职工校内调动材料 长 期

16

教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信) 长 期

17

教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根) 长 期

18

教职工援外和支援边远地区材料及名单 短 期

19

教职工退职、离职和出国的有关材料 长 期

20

教职工退休及有关荣誉证书授予工作的材料 长 期

21

教职工退休后重新工作的材料 长 期

22

教职工福利工作材料 长 期

23

教职工商调函件 长 期

24

使用临时工有关材料 长 期

25

职工普选工作材料 长 期

26

师资培养工作计划、规定、总结 永 久

27

教师工作量的规定及执行情况 长 期

29

教师业务考核材料 长 期

30

教研室、研究室正副主任名册 长 期

31

开展各项活动形成的照片、录像带等 长 期

13、监察、审计工作 立卷部门:监察室

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

上级关于监察、审计工作的文件 重要的 长 期

2

监察、审计工作规章制度 长 期

3

监察、审计工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计报表 永 久

4

监察、审计工作会议记录 永 久

5

审计各项目活动文件材料 长 期

6

监察、审计工作活动中形成的照片、录音带、录像带等 永久或长期

14、武装、保卫工作 立卷部门:保卫

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

上级有关治安保卫工作文件 长 期

2

本校治安保卫工作方面的规章制度 长 期

3

本校治安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表 永 久

4

本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、

判决书 长 期

5

本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 长 期

6

要害部门的治安保卫、消防工作 长 期

7

保卫工作简报 长 期

8

上级有关单位对学校综合治理检查评估材料 长 期

9

治安保卫工作中的照片、录音带、录像带 永久或长期

10

11

12

武装部有关规章制度 ( 长期)

武装部工作统计年报及重要报表 ( 长期)

以上归档材料的电子文件

15、后勤工作 立卷部门:后勤管理处

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

上级有关总务工作文件 长 期

2

本校总务处及各科室规章制度 长 期

3

本校总务工作计划、报告、调查材料 长 期

4

房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结 长 期

5

校产管理形成的文件材料 长 期

6

学生公寓管理形成的文件材料 长 期

7

伙食管理工作形成的有关材料 长期或短期

8

校园绿化工作的有关材料 长期或短期

9

房屋维修和水、电、暖管线(道)更改维护材料 长 期

10

防震、防汛、三废治理工作的文件材料 长 期

11

总务处开展各项活动形成的重要照片、录音带、录像带 永 久

16、档案、图书工作 立卷部门:、办公室、图书馆

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

上级有关档案表彰奖励、图书、情报工作文件 长 期

2

图书工作规章制度、报刊收发管理办法 长 期

3

图书馆工作计划、总结、请示、报告、批复 长 期

4

图书工作发展规划、典藏目录、统计及统计年报 永 久

5

图书馆与校外交流的有关材料 长 期

6

图书馆工作大事记、编研成果等 长 期

7

开展各项活动形成的照片、录音带、录像带 永久或长期

17、资产管理 立卷部门:国有资产

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

上级下达的关于资产管理工作的文件 长 期

2

本校资产管理的规章制度 长 期

3

本校工作计划、总结、调查材料 长 期

4

本校有关物资工作的综合性统计材料、报表 长 期

5

物资、设备清产核资材料 长 期

6

开展各项活动形成的重要照片、录像带 永 久

18、校办产业工作 立卷部门:后勤管理处

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

上级有关产品生产与校办产业管理的文件 长 期

2

校办产业工作计划、总结、规定、条例 长 期

3

成立各校办产业(经营实体)的申办报告及审批材料 永 久

4

各校办产业(经营实体)承包合同、协议、与承包合同期满

交接形成的材料 长 期

5

各校办产业的管理办法及每年经营情况 长 期

6

产品生产与科技开发管理与专业协作单位有关技术性方面来

往的文件材料 长 期

7

各校办产业的产值、利润、资金收入报表及其它统计报表 长 期

8

各校办产业经济财务和产品设计、试制生产营销各阶段形成

的不同载体形式的文件材料(详见分类方案) 长 期

9

校办产业管理与生产活动中形成的重要照片 永 久

19、医疗工作 立卷部门:校医院

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

上级有关医疗、学校卫生工作文件 长 期

2

校医院工作规章制度 长 期

3

校医院工作计划、总结、请示、报告、批复 长 期

4

校医院工作发展规划、统计及统计年报 永 久

5

爱国卫生、医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件 长 期

6

师生员工健康状况调查材料及统计表 长 期

7

开展各项活动形成的照片、录音带、录像带 永久或长期

三、学生类

11学生工作 立卷部门:学生处

序号

归 档 类 目 名 称

1

学生综合材料.(上级有关学生管理方面的文件)

12学籍材料: 立卷部门:教务处、各院系

序号

归 档 类 目 名 称

1

学籍登记表、毕业生登记表等

13学生组织材料 立卷部门:招生就业处、教务处、学生处

序号

归 档 类 目 名 称

1

本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、

领导讲话、大会发言和通知的文件) 永 久

2

学生会文件、材料 长 期

3

本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料 长 期

4

社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料 长 期

5

上级有关学生思想政治工作的文件 长 期

6

本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 永 久

7

关于学生思想政治工作计划、报告、总结 永 久

8

学生思想政治工作典型调查材料和统计材料 长 期

9

关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件 长 期

10

各系学生政治工作人员名单 长 期

11

新生录取表、入学登记表、体检表、学籍变更材料、退学休学申请表、优秀学生论文、党团组织材、学生成绩总册 、在校学生名册、毕业生及专升本名单、学生换、补发学历证书材料等 永久或长期

12

学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级、处罚) 长 期

13

对家庭困难学生资助材料 长 期

14

上级有关对学生进行国防教育、文件材料 长 期

15

本校有关学生军训工作的文件材料 长 期

16

组织开展各项活动形成的重要照片、录音带、录像带 永久或长期

17

上级有关毕业生就业的文件材料 长 期

18

本校毕业生就业协议书审批材料 长 期

19

毕业生就业跟踪调查和信息反馈材料 长 期

JX教学类

11、教学工作 立卷部门:教务处

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

上级下达的有关教学和教学管理等方面的文件材料 长 期

2

教学改革、培养目标、培养规格、学制方面的规定、办法 永 久

3

学校教育事业发展规划、实施计划、有关教学等工作的规章

制度、会议记录、调研报告、简报、总结 永 久

4

教学检查、评估(包括各个教学环节的调查表、评估材料和总结

评语)和各级优秀教学质量评奖材料 长 期

5

非学历教育的培训班、进修班材料 长 期

6

本校教学工作方面的各种统计报表 永 久

7

学生运动会材料 长 期

8

学科、专业论证、评估、申报、审批材料 永 久

9

本校重点学科、专业建设材料 永 久

10

本校学科、专业建设计划、简报、总结材料 长 期

11

学科、专业建设统计报表 长 期

12

本校招生工作计划、规定、生源计划、上级批复 长 期

13

招生宣传、招生工作总结 短 期

14

各专业教学计划、教学大纲 永 久

15

课程建设要求及安排、校历表、课程表 长 期

16

各系、部专业课程试题库 长 期

17

典型教案、重要备课记录 长 期

18

教学实习计划、总结及有关材料 短 期

19

社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 短 期

20

本校自编、主编或翻译的正式出版的教材 长 期

21

各系、各专业使用的教材目录 长 期

22

自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集 长 期

23

其他有保留价值的自编参考资料 短 期

12、各 系、部工作 立卷部门:各 系、部

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

系、部开展各种学术活动的文件材料及照片 长 期

2

系、部教学改革经验材料 长 期

3

系、部开展观模教学活动形成的文件材料或照片 长期或短期

4

课堂教学材料、课程进度表 长期或短期

5

教师任课安排、教案 长 期

6

优秀实习报告 短 期

7

本专业教学检查、调查材料及总结 短 期

8

教师工作量核算登记材料 短 期

9

学籍管理工作形成的文件材料 永久或长期

10

系科研档案按照科学研究类档案归档范围和保管期限总表规定执行

13、成人教育、非学历教育工作 立卷部门:继续教育处

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

上级有关教师培训、成人教育工作的文件(分类立卷) 长 期

2

本部门的会议记录、纪要、简报(分类立卷) 长 期

3

教师培训、成人教育工作计划、总结、报告及批复 长 期

4

本部门各种规章制度 长 期

5

本部门统计年报、大事记 永 久

6

教学检查、评估和优秀教学质量评奖材料 长 期

7

教育研究及有关学术活动材料 长 期

8

学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、

毕业生工作、教材等方面的材料均按全日制教育档案归档范围

和保管期限总表执行 长 期

9

教师培训、成人教育工作中形成的重要照片、录音带、录像带 永 久

五、KY科研类

11、科研工作综合 立卷部门:科研处

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

上级下达的有关科研工作文件材料 永久或长期

2

本校科研工作规划、计划、报告、总结 永 久

3

科研机构大事记,新成立研究机构(研究所、室)报告、

请示、批复、通知 永 久

4

本校科研工作规章制度 长 期

5

科研计划管理、成果管理、经费管理文件材料 长 期

6

获各级奖励项目登记表、统计材料 永 久

7

本校人员参加国内外各种学术组织的文件材料 长 期

8

申报科学基金及有关批复材料 长 期

9

本校学会工作(学术活动)材料 短 期

10

本校召开学术报告会材料 长 期

11

本校科研工作统计报表、科研简报 长 期

12

主办上级在本校召开的科学工作会议形成的重要文件材料 长 期

13

年度内教职工出版发表论文、科研成果统计册(表) 永 久

科研项目档案归档范围和保管期限分如下五个阶段(科研处和课题组收集整理归档)

12、科研准备阶段 立卷部门:科研处和课题组

序 号

类 目 名 称 保管期限

1

开题报告与课题调研论证材料 长 期

2

任务书、合同、协议书 永 久

3

课题研究计划、设计 长 期

4

计划执行情况、计划调整或撤销报告 短 期

5

课题投资和预决算材料 短 期

13、研究实验阶段 立卷部门:科研处和课题组

序 号

类 目 名 称 保管期限

1

实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、

工艺流程及综合分析材料) 永 久

2

数据处理材料包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、

计算结果) 永 久

3

设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线

路图等) 永 久

4

研究工作阶段小结、年度报告 长 期

5

配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等 永 久

6

样品、标本等实物的目录 永 久

14、总结鉴定阶段 立卷部门:科研处和课题组

序 号

类 目 名 称 保管期限

1

研究报告、研制报告 永 久

2

论文专著 永 久

3

工艺技术报告 永 久

4

技术诀窍报告 永 久

5

专家评审意见 永 久

6

鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见) 长 期

7

鉴定证书 永 久

8

推广应用意见 长 期

9

课题工作总结 长 期

15、申报奖励阶段 立卷部门:科研处和课题组

序 号

类 目 名 称 保管期限

1

科研成果登记表 永 久

2

科研成果报告表 永 久

3

科研成果奖励申报与审批材料 永 久

4

科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件 永 久

5

专利申请书或证书原件或影印件 永 久

16、推广应用阶段 立卷部门:科研处和课题组

序 号

类 目 名 称 保管期限

1

转让合同、协议书 永 久

2

生产定型鉴定材料 永 久

3

成果被引用或投产后反馈意见 短 期

4

推广应用方案及实施情况 长 期

5

扩大试生产的设计文件、工艺文件 长 期

6

成果宣传报导材料 短 期

7

对外学术交流材料 长 期

六、JJ基建类

11、基建综合 立卷部门:总务处基建科

序 号

类 目 名 称 保管期限

1

上级有关基建工作的文件 长 期

2

基建工作规章制度 长 期

3

基建工作计划、总结、简报 长 期

4

基建工作总体规划 永 久

5

基建工作年度(季度)总结、统计报表 永 久

6

基建工程财务预决算 长 期

7

全校性总体规划、设计总平面图 永 久

8

水、电、气和道分布图 永 久

9

地质勘探、地形测量材料 永 久

10

基建工作形成的重要照片及基建项目的照片 永 久

基建单项工程形成的文件材料共八个方面(由总务处基建科负责收集归档)

12、可行性研究

序 号

类 目 名 称 保管期限

1

项目建议书及上级批复 永 久

2

可行性研究报告 永 久

3

项目评估 永 久

4

环境预测、调查报告 永 久

5

设计任务书及计划任务书 永 久

13、设计基础

序 号

类 目 名 称 保管期限

1

工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察

记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明 永 久

2

地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备 永 久

3

水文、气象、地震等其它设计基础材料 永 久

14、设计文件

序 号

类 目 名 称 保管期限

1

初步设计 永 久

2

技术设计 永 久

3

施工图设计 短 期

4

技术秘密材料、专利文件 永 久

5

设计计算书 长 期

6

关键技术实验 永 久

7

总体规划设计 永 久

8

设计评价、鉴定及审批 长 期

15、工程管理文件

序 号

类 目 名 称 保管期限

1

征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永 久

2

承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永 久

3

施工执照 永 久

4

环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书 永 久

5

产权证书 永 久

16、施

序 号

类 目 名 称 保管期限

1

土地施工文件

⑴开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 短 期

⑵施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工

安全措施、施工工艺 长 期

⑶原材料及构件出厂证明、质量鉴定 长 期

⑷建筑材料实验报告 长 期

⑸设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 永 久

⑹土建施工定位测量地质勘察 永 久

⑺土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图 永 久

⑻隐蔽工程验收记录 永 久

⑼工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

永 久

⑽分项、分单位工程抽量检查、评定 长 期

⑾交工验收记录证明 长 期

⑿竣工报告、竣工验收报告 永 久

2

设备及管线安装施工文件

⑴开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 短 期

⑵设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长 期

⑶焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 长 期

⑷隐蔽工程检查验收记录 长 期

⑸强度、密闭性试验报告 长 期

⑹设备调试记录 短 期

⑺施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 长 期

⑻系统调试、实验记录 长 期

⑼管线清洗、通水、清毒记录 短 期

⑽管线标高位置、坡度测量记录 长 期

⑾中间交工验收记录证明、工程质量评定 长 期

⑿竣工报告、竣工验收报告 长 期

3

电气、仪表安装施工文件

⑴开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 短 期

⑵设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长 期

⑶调试、整定记录 长 期

⑷性能测试和校核 长 期

⑸施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 长 期

⑹操作、联动试验 短 期

⑺电气装置交接记录 短 期

⑻中间交工验收记录、工程质量评定 长 期

⑼竣工报告、竣工验收报告 长 期

17、竣工验收

序 号

类 目 名 称 保管期限

1

竣工验收报告 永 久

2

全部竣工图纸 永 久

3

质量评审材料 永 久

4

工程现场声像材料 永 久

5

竣工验收会议决议文件 永 久

18、基建财务、器材管理

序 号

类 目 名 称 保管期限

1

财务计划、年度计划 短 期

2

工程决算 永 久

3

工程概算、预算 短 期

4

主要材料消耗、器材管理 短 期

5

交付使用的固定资产 永 久

七、SB设备仪器

11、设备仪器 立卷部门:计划财务处、各实验室、设备科

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

本校仪器设备购置计划、报告及经费分配方案 长 期

2

本校物资设备移交清册及设备仪器报废调拨报告和批复 长 期

3

本校有关仪器设备业务工作的综合性统计材料、报表 长 期

4

仪器设备项目归档范围与保管期限如下:

⑴申购报告、计划、论证报告 长 期

⑵上级或主管领导批复和准购批示 长 期

⑶定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等 长 期

⑷进口设备过程中有关的技术商务文件 长 期

⑸开箱记录及装箱单 长 期

⑹安装调试记录和双方签字移交文件保修单 长 期

⑺验收报告及文件材料 长 期

⑻索赔来往函件及结果文件 长 期

⑼设备说明书及全套随机文件材料 与设备共存

⑽使用检修故障事故记录(设备履历书) 与设备共存

⑾重大事故的调查分析及处理意见 与设备共存

⑿技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存

5

实验室论证、评估、申报、审批材料 永 久

6

本校重点实验室建设材料 永 久

8

本校实验室建设计划、简报、总结材料 长 期

9

实验室建设统计报表 长 期

八、CP产品生产类

11、产品信息 立卷部门:

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

高等学校在产学研过程中形成的文件材料、

样品或者样品照片、录像等 长 期

九、CB出版类

11、学报、校报编辑工作 立卷部门:科研处

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

上级有关编辑出版工作的文件 长 期

2

本校编辑出版工作计划、总结、报告、批复和重要会议记录 永 久

3

本校编辑出版工作规章制度统计报表 永 久

4

编辑出版管理工作中形成的文件材料 长期或短期

5

上级召开的编辑出版工作会议文件 短 期

6

出版物项目归档范围和保管期限(学报、校报)

⑴出版物出版请示和批复 长 期

⑵出版物原稿(含照片、手迹原稿)或复印件(退还作者后应

有原稿签收单) 长 期

⑶各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件 长 期

⑷封面设计图样 永 久

⑸校报、学报出版样品 短 期

⑹获奖或被查处情况的文件材料 长 期

⑺有参考价值的读者来信、重要评论 短 期

十、WS外事类

11、外事工作 立卷部门:宣传统战处

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

上级关于外事工作文件材料 长 期

2

学校外事工作规章制度、计划、总结等 长 期

3

外事工作统计报表 永 久

4

外事工作会议材料 长期或短期

5

出国考察、访问、讲学、进修、留学等形成的文件材料、

研究成果和各类证书(影印件) 永久或长期

6

本校教职工参加国际学术会议论文 长 期

7

外籍人员来校参观访问的文件材料 长 期

8

外籍教师、专家学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料 永 久

十一、CK财会类

11、财务综合 立卷部门:计划财务处

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

上级有关财务会计工作的文件材料 永久或长期

2

本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 长 期

3

学校基金管理工作文件 短 期

4

会计移交清册 长 期

5

财务、档案移交保管清册 永 久

6

财会档案销毁清册 长 期

12、会计报表 立卷部门:计划财务处

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

决算报表 永 久

2

预算会计报表 短 期

3

年度各种报表 长 期

4

年度以下报表 短 期

12、会计帐薄 立卷部门:计划财务处

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

预算内帐薄 长 期

2

预算外帐薄、专项基金帐薄、日记帐 短 期

3

固定资产明细帐 长 期

14、会计凭证 立卷部门:计划财务处

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

涉及外事的会计凭证 永 久

2

预算内、外学校基金等凭证 短 期

3

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 长 期

15、工资清册 立卷部门:计划财务处

序 号

归 档 类 目 名 称 保管期限

1

工资发放名册 永 久

2

各种奖金、奖学金、助学金等 短 期

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