第一章 编制说明
一、编制目的
为了适应学校档案工作日益发展的需要，实现学校档案分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，充分发挥学校档案在人才培养和行政管理工作中的作用，特编制本方案。
二、编制原则
1.本方案以国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法》为依据，结合我校实际情况，把同一门类管理性和业务性材料集中在一起，维持学校档案的完整性、系统性、力求保持所设类目的稳定，并具有可容性和可扩展性。
2.类目名称、标识符号、力求准确、简明易懂、便于掌握使用。
三、体系结构
本方案由编制说明、主表和各种门类档号编制三部分组成。
编制说明是本方案的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号编制和档案实体的排架方式等若干重要问题的总说明。
主表由类目、标识符号组成。
各门类档号编制由各门类档号模式组成。
四、类目划分与标识
（一）一级类目的划分和标识
一级类目是我校档案实体分类的最高层位，以学校全部档案为对象，按照文件材料形成规律，将形成于同一活动领域的档案集中在一起，确定为十四个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：
DQ 党群
主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
XZ 行政
主要包括学校行政职能部门（教学、科研、基建、设备、外事和财务等职能部门除外）工作中形成的文件材料。
JX 教学
主要包括教学管理、教学实践活动中形成的文件材料。
XS 学生
主要包括学生工作职能部门在学生管理、学生实践活动中形成的文件材料。
KY 科学研究
主要包括科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
CP 产品生产与科技开发
主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
JJ 基本建设
主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
SB 仪器设备
主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申购、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造和申请报废等各个环节中形成的文件材料。
CB 出版
主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
WS 外事
主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。
CK 财会
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
SX 声像
主要包括反映学校历史发展和主要职能活动形成的照片、录音带、录像带等不同载体的档案材料。
TS 图书资料
主要包括学校编著或收录的有保存利用价值的图书资料。
SW 实物
主要包括反映学校职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，包括奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等。
注：一级类目的标识采用类目名称的汉语拼音的第一个字母，如：“DQ”即为“（党群）dang qun”的首字母缩写。
（二）二级类目的设置和标识
二级类目是对一级类目的细分，一般根据某一门类档案的形成规律和特点，结合档案反映的内容性质进行设置。
二级类目的标识采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13......99，但10、20......等带“0”的数字不用。
（三）三级类目的扩展和标识
根据《高等学校档案实体分类法》三级类目设置原则，可在二级类目下设三级类目，其标识方法与符号与二级类目相同。
五、档号的编制和排架问题
1.档号
档号是学校档案室在档案接收和整理过程中对档案的编号，它是档案排架的依据。
2.档号编制原则
档号必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求。
3.档号的结构、模式和标识
(1)档号的结构
包括全宗号、年度号、分类号、保管期限、件号五个部分。年度号由四个阿拉伯字组成，分类号由一、二级类目代号组成，有的扩展到三级类目。
(2)档号的模式
全宗号+年度号+分类号+保管期限+件号
(3)档号的标识
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合混合号码制。
全宗号、年度号、分类号、保管期限、案卷号之间，用连接符号“－”连结。
(4)档案实体的排架问题
为维护档案的整体性和方便查找，排架不考虑保管期限。但在编号前，将永久、长期排在前面。档案排架按档号前后次序从上到下横向排列。
第二章 主 表
DQ 党群
11 党务综合（党总支、直属党支部综合材料入此）
12 纪检
13 组织
14 宣传教育
15 统战（民主党派材料入此）
16 工会（妇女工作材料入此）
17 团委（学生社团材料入此）
XZ 行政
11 行政综合（学校评估、教代会、校史和院、系、部等单位综合材料入此）
12 人事（师资培养材料入此）
13 监察审计
14 武装保卫
15 总务
16 档案、文博
JX 教学工作
11 综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此）
12 学科与实验室建设（专业设置入此）
13 招生
14 成人教育
15 课堂教学与教学实践
16 教材
XS 学生
11 学生奖惩
12 学籍登记表
13学位
14毕业生（毕业信息反馈工作入此）
KY 科学研究
11 综合（科研经费管理、学术活动材料入此）
12 科研项目
CP 产品生产与科技开发
1l 综合
12产品项目
JJ 基本建设
11 综合
12 可行性研究
13 设计基础
14 设计文件
15 工程管理
16 施工文件
17 竣工验收
18 基建财务、器材管理
SB 仪器设备
11 综合
12 仪器设备种类
CB 出版
11 综合
12 报纸
13 刊物
14 书稿
15 音像
WS 外事
11 综合
12 出国
13 来校（外国专家工作）
14 国际合作与会议
15 外国留学生工作
CK 财会
11 综合
12 会计报表
13 会计账簿
14 会计凭证
15 工资清册
SX 声像
11 纸质照片
12 数码照片
13 录音带
14 录像带
15 幻灯片
16 磁盘
17 影视胶片
18 缩微胶片
19 光盘
TS 图书资料
SW 实物
11 奖牌
12 荣誉证书
13 印鉴
14 字画
15 奖杯
16 奖状
17 锦旗
18 其他
第三章 各门类分类编号
一、党群档案分类编号
党群类档案档号＝全宗号+年度号＋党群档案分类号＋保管期限+件号
模式如下：
**-20xx-DQ00- Y- n
| | | | | |——件号
| | | | | ———保管期限
| | | |—————党群类档案二级类目代号
| | |—————— 党群类档案一级类目代号
| |————————年度号
|—————————— 全宗号
件号按最下位类目流水号。年度用文件材料形成或档案内容针对的自然年度。
二、行政档案分类编号
行政类档案档号＝全宗号+年度号＋行政档案分类号＋保管期限+件号
模式如下：
**-20xx-XZ00- Y- n
| | | | | |——件号
| | | | | ———保管期限
| | | |—————行政类档案二级类目代号
| | |—————— 行政类档案一级类目代号
| |————————年度号
|—————————— 全宗号
件号按最下位类目流水号。年度用文件材料形成或档案内容针对的自然年度。
三、教学档案分类编号
教学类档案档号＝全宗号+年度号＋教学档案分类号＋保管期限+件号
模式如下：
**-20xx-JX00- Y- n
| | | | | |——件号
| | | | | ———保管期限
| | | |—————教学类档案二级类目代号
| | |—————— 教学类档案一级类目代号
| |————————年度号
|—————————— 全宗号
件号按最下位类目流水号。教学管理性文件材料用自然年度，教学活动中形成的材料用教学年度。
四、学生
学生类档案档号＝全宗号+年度号＋学生档案分类号＋保管期限+件号
模式如下：
**-20xx-XS00- Y- n
| | | | | |——件号
| | | | | ———保管期限
| | | |—————学生类档案二级类目代号
| | |—————— 学生类档案一级类目代号
| |————————年度号
|—————————— 全宗号
五、科研档案分类编号
科研类档案档号＝全宗号+年度号＋科研档案分类号＋保管期限+案卷号
模式如下：
**-20xx-KY00- Y- n
| | | | | |——案卷号
| | | | | ———保管期限
| | | |—————科研类档案二级类目代号
| | |—————— 科研类档案一级类目代号
| |————————年度号
|—————————— 全宗号
六、基建档案分类编号
基建类档案档号＝项目号＋保管期限＋基建档案分类号+案卷号
模式如下：
**-JJ00-Y- n
| | | | |—案卷号
| | | |—— 保管期限
| | |————基建类档案二级类目代号
| |—————基建类档案一级类目代号
|———————项目号
七、设备档案分类编号
设备类档案档号＝设备档案分类号＋保管期限+案卷号
模式如下：
SB00-**-n
| | | |—— 案卷号
| | |————保管期限
| | |————仪器设备类档案二级类目代号
|—————— 仪器设备类档案一级类目代号
八、出版档案分类编号
出版类档案档号＝全宗号+年度号＋出版档案分类号＋保管期限+件号
模式如下：
**-20xx-CB00- Y- n
| | | | | |——件号
| | | | | ———保管期限
| | | |—————出版类档案二级类目代号
| | |—————— 出版类档案一级类目代号
| |————————年度号
|—————————— 全宗号
九、外事档案分类编号
外事类档案档号＝全宗号+年度号＋外事档案分类号＋保管期限+件号
模式如下：
**-20xx-WS00- Y- n
| | | | | |——件号
| | | | | ———保管期限
| | | |—————外事类档案二级类目代号
| | |—————— 外事类档案一级类目代号
| |————————年度号
|—————————— 全宗号
件号按最下位类目流水号。年度用自然年度。
十、财会档案分类编号
财会类档案档号＝全宗号+年度号＋财会档案分类号＋保管期限＋案卷号
模式如下：
**-20xx-CK00- Y- n
| | | | | |——案卷号
| | | | | ———保管期限
| | | |—————财会类档案二级类目代号
| | |—————— 财会类档案一级类目代号
| |————————年度号
|—————————— 全宗号
案卷号按最下位类目流水号。年度用自然年度。
十一、声像档案分类号
声像类档案档号＝全宗号+年度号＋声像档案分类号＋保管期限+案卷号
模式如下：
**-20xx-SX00- Y- n
| | | | | |——案卷号
| | | | | ———保管期限
| | | |—————声像类档案二级类目代号
| | |—————— 声像类档案一级类目代号
| |————————年度号
|—————————— 全宗号
案卷号按最下位类目流水号。年度用声像材料形成的年度。
十二、图书资料档案分类号
图书资料类档案档号＝全宗号＋图书资料档案分类号+件号
模式如下：
**-TS-n
| | |———件号
| |————图书类档案一级类目代号
|——————全宗号
十三、实物档案分类号
实物类档案档号＝全宗号＋实物档案分类号＋保管期限+件号
模式如下：
**-SW00- Y- n
| | | | |——件号
| | | | ———保管期限
| | |—————实物类档案二级类目代号
| |—————— 实物类档案一级类目代号
|————————全宗号
件号按最下位类目流水号。年度用自然年度。
